Discover & Define
El desafío
El proceso existente para devolver equipos médicos dependía en gran medida de tareas administrativas manuales y de una comunicación fragmentada.
Las solicitudes se realizaban mediante un formulario en la intranet, eran procesadas manualmente por el departamento de Tecnología Médica y posteriormente comunicadas al equipo de logística por teléfono o correo electrónico. Al mismo tiempo, los distintos departamentos trabajaban de forma independiente, sin visibilidad sobre el trabajo de los demás.
Esto provocaba: - Equipos médicos extraviados. - Transportes duplicados. - Procesos administrativos lentos. - Falta de comunicación entre departamentos. Escasa visibilidad sobre la disponibilidad de los equipos. Retrasos en solicitudes urgentes.
Como equipo, nuestro objetivo era comprender por qué ocurrían estos problemas antes de diseñar una solución.
Nuestro enfoque
Para comprender el proceso completo realizamos diferentes actividades de investigación en equipo.
Estas incluyeron: - Entrevistas con stakeholders. - Entrevistas con empleados del departamento de logística. - Observaciones en el entorno de trabajo. - Un recorrido por Erasmus MC para observar el proceso completo de devolución. - Investigación documental. - Investigación sobre posibilidades técnicas junto con expertos. - Affinity Mapping. - Análisis de los 5 Why's. - User Personas.
Observar al equipo de logística durante su jornada laboral resultó especialmente valioso, ya que permitió comprender tanto el proceso oficial como las soluciones informales que los empleados habían desarrollado con el tiempo.
Principales hallazgos
Nuestra investigación reveló varios patrones importantes.
El personal sanitario trabaja bajo una fuerte presión de tiempo y dispone de muy poco espacio para completar formularios administrativos relacionados con la devolución de equipos.
Como consecuencia, muchos equipos no eran registrados correctamente al ser devueltos, lo que hacía que el departamento de Tecnología Médica creyera que aún estaban en uso cuando en realidad ya se encontraban en otra parte del hospital.
También descubrimos que los diferentes departamentos trabajaban principalmente enfocados en sus propias responsabilidades, sin comprender el impacto que sus acciones tenían sobre otros equipos. Esto generaba silos de comunicación y poca transparencia.
El equipo de logística recibe diariamente un gran volumen de solicitudes que deben resolverse, en muchos casos, en menos de una hora. Por ello, disponer de información en tiempo real es esencial para priorizar correctamente.
Además, el personal sanitario mostraba poca confianza en el proceso de devolución debido a la falta de claridad sobre cómo y cuándo debían devolver los equipos.
Finalmente, observamos que los empleados de logística con más experiencia ya optimizaban sus propias rutas utilizando su conocimiento del hospital, teniendo en cuenta horarios de mayor uso de ascensores, escaleras y puntos habituales de recogida. Este hallazgo sería clave durante las pruebas de usabilidad.
Ideación
De los hallazgos a la solución
A partir de los resultados de la investigación, nuestro equipo generó diferentes propuestas utilizando diversas técnicas de creatividad.
Entre ellas: - Extreme Characters - 101 Ideas - Refurbishing the House - COCD Box - Concept Clustering
Tras varias iteraciones presentamos tres conceptos a CareCreators.
Con base en su retroalimentación, combinamos los elementos más sólidos en un único concepto final: TaskCare.
La propuesta consistía en una plataforma digital centralizada conectada con cámaras de escaneo QR ubicadas en los puntos de devolución del hospital.
Gracias a ello, los equipos médicos podían registrarse automáticamente al ser devueltos, permitiendo al personal de logística conocer inmediatamente su ubicación y disponibilidad.
UX Design
Transformando la investigación en una experiencia de usuario Dentro del proyecto fui responsable del diseño de la experiencia de usuario.
Utilizando los hallazgos de la investigación, transformé procesos logísticos complejos en flujos de usuario intuitivos que reducen la carga cognitiva y facilitan una rápida toma de decisiones.
Los primeros wireframes se desarrollaron utilizando la metodología Jobs To Be Done, garantizando que cada pantalla respondiera a una necesidad real del equipo de logística.
Las principales tareas del sistema incluían: - Consultar nuevas tareas. - Priorizar solicitudes urgentes. - Revisar el estado de los equipos médicos. - Consultar los puntos de devolución. - Comunicarse con otros departamentos. - Recibir actualizaciones sin depender de llamadas telefónicas.
Durante todo el proceso de diseño el objetivo fue reducir el trabajo administrativo y apoyar el flujo de trabajo existente.
Diseño Visual
Una vez definidos los flujos de usuario y las interacciones, desarrollé el diseño visual final de TaskCare.
Esto incluyó: - Diseño de la paleta de colores. - Selección tipográfica. - Jerarquía visual. - Indicadores de estado. - Componentes para dashboards. - Componentes reutilizables de interfaz. - Bases para un Design System escalable.
La interfaz fue diseñada con un estilo limpio y minimalista para facilitar la lectura rápida de información en un entorno hospitalario de alta presión.
Test & Iteración
El prototipo de alta fidelidad fue validado mediante pruebas de usabilidad utilizando escenarios reales del trabajo diario.
Los participantes realizaron tareas como: - Localizar equipos médicos. - Consultar tareas. - Revisar estados. - Comunicarse con otros departamentos.
Las pruebas confirmaron muchas decisiones de diseño, pero también proporcionaron información valiosa para mejorar el producto.
Principales aprendizajes
1)Las rutas sugeridas no aportaban valor La primera versión del prototipo incluía rutas sugeridas dentro del hospital.
Sin embargo, los empleados de logística demostraron que ya conocían perfectamente el edificio y optimizaban sus recorridos utilizando su propia experiencia.
Por ello, esta funcionalidad fue eliminada.
2) El plano del hospital tenía poca utilidad Inicialmente se diseñó un mapa interactivo del hospital. Los usuarios indicaron que rara vez necesitaban un plano, ya que conocían perfectamente todas las ubicaciones.
En consecuencia, el diseño priorizó la información de tareas y equipos sobre la navegación.
3) Los iconos necesitaban mayor claridad Algunos iconos eran demasiado pequeños y carecían de etiquetas descriptivas. La interfaz fue mejorada aumentando su tamaño y añadiendo texto para facilitar su comprensión.
4) Los usuarios querían controlar la comunicación La primera versión enviaba mensajes automáticamente a destinatarios predefinidos.
Durante las pruebas, los participantes indicaron que preferían decidir ellos mismos con qué persona o departamento comunicarse.
Esta funcionalidad fue rediseñada para ofrecer mayor flexibilidad.
La Solución
TaskCare combina tecnología QR con una plataforma digital centralizada para simplificar todo el proceso de devolución de equipos médicos.
Cada equipo incorpora un código QR y los puntos de devolución registran automáticamente su llegada mediante cámaras de escaneo.
Esto proporciona información en tiempo real sobre:
Disponibilidad de equipos. Lista de tareas. Ubicación de los equipos. Estado de las devoluciones. Comunicación entre departamentos.
Al automatizar procesos administrativos y centralizar toda la información, TaskCare mejora la colaboración entre departamentos y optimiza el trabajo del equipo de logística.
Reflexión
Este proyecto fortaleció significativamente mis habilidades en UX Design, Service Design y trabajo colaborativo dentro de equipos multidisciplinarios.
Trabajar junto a investigadores, expertos técnicos, profesionales sanitarios y empleados de logística me enseñó cómo traducir procesos operativos complejos en experiencias digitales intuitivas.
La mayor lección fue comprender que un buen diseño UX no consiste en añadir más funcionalidades, sino en entender profundamente a los usuarios, validar las decisiones mediante investigación y diseñar soluciones que se integren de forma natural en su trabajo diario.
Resultados Clave - Investigación con usuarios y stakeholders del departamento de logística. - Diseño de la experiencia de usuario como parte de un equipo universitario multidisciplinario. - Transformación de procesos logísticos complejos en flujos digitales intuitivos. - Desarrollo del diseño visual final, incluyendo paleta de colores y tipografía. - Diseño de dashboards para visualizar información en tiempo real. - Creación de las bases para un Design System escalable. - Validación del concepto mediante pruebas de usabilidad e iteraciones. - Desarrollo de una solución que reduce tareas administrativas, mejora la localización de equipos médicos y fortalece la colaboración entre departamentos.
